ARTIKEL
ANALISIS PEKERJAAN DAN DESAIN PEKERJAAN
(JOB ANALYSIS AND JOB DESIGN)
Oleh: Wicaksono Aditya Dan Imam Sayuti
Sebagai tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia
Telah dipresentasikan pada hari Selasa, 3 Oktober 2017
Dosen Pengampu: Bambang Surya Ningrat, M.Si
Pentingnya Analisis dan Desain Pekerjaan
Manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan dari empat fungsi utama, yaitu merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling). Berarti, manajemen adalah sebuah kegiatan yang berkesinambungan. Sementara itu, menurut Stoner, manajemen merupakan peroses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya – sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa manajemen merupakan upaya mengatur dan mengelola suatu objek melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi, untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan secara efektif dan efesien. Salah satu kegiatan manajemen dalam suatu organisasi atau perusahaan adalah manajemen SDM (sumber daya manusia), berarti dalam hal ini objek yang diatur dan dikelola adalah manusia. Sumber daya manusia berperan sebagai pelakasana aktivitas organisasi, maka sebuah organisasi atau perusahaan harus mampu melaksanakan manajemen SDM secara optimal agar pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam organisasi dapat terlaksana secara efektif dan efesien.
Semua kegiatan manajemen selalu diawali dengan perencanaan begitu pula dengan kegiatan bagian SDM. Merencanakan perekrutan dan penempatan karyawan yang sesuai merupakan strategi dalam usaha menemukan kebutuhan pekerja dalam jangka pendek dan panjang, pada sebuah organisasi. Perencanaan SDM adalah perencanaan setrategis untuk mendapatkan dan memelihara kualifikasi SDM yang diperlukan bagi organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan.
Untuk mempermudah proses perencanaan SDM ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan, yaitu:
- Perencanaan yang dibuat tetap mengacu pada perencanaan strategis organisasi
- Menentukan tugas yang akan diemban oleh tenaga kerja.
Terdapat tiga hal yang perlu dilakukan yaitu:
- Analisis pekerjaan (job analysis)
- Deskripsi pekerjaan (job description)
- Spesifikasi kerja (job spesification)
- Menganalisis ketersediaan sumber daya manusia dalam kebutuhan jangka panjang
- Melakukan tindakan penyesuaian
- Evaluasi dan modifikasi tindakan
Dalam menentukan tugas yang akan diemban oleh tenaga kerja maka perlu dilakukan beberapa tahapan diantaranya yaitu analisis pekerjaan (job analysis) dan juga yang kita kenal dengan desain pekerjaan (job design) yang sekaligus menjadi topik utama dalam artikel ini.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Erna Ferrinadewi dan S. Pantja Djati tentang Upaya Mencapai Loyalitas Konsumen dalam Perspektif Sumber Daya Manusia, yang dilakukan di Surabaya pada periode Agustus 2003 – Desember 2003. Obyek yang dipilih dalam studi ini adalah pengguna layanan jasa bengkel mobil, baik bengkel resmi maupun tidak resmi, khusus untuk merek mobil Toyota Kijang. Mereka menyimpulkan bahwa analisis dan desain kerja merupakan langkah yang tepat bagi perusahaan untuk menentukan bentuk rekrutmen, seleksi, pelatihan atau penilaian yang efektif. Selain itu perusahaan juga perlu membangun modal intelektual sehingga meskipun terjadi perubahan dalam lingkungan bisnis, perusahaan masih mampu mempertahankan konsumen yang loyal. Dapat dikatakan sumber daya manusia dapat menjadi sumber keunggulan kompetitif perusahaan dalam lingkungan yang cepat berubah ini.
Dengan demikian, dapat kita pahami bahwa begitu pentingnya analisis dan desain pekerjaan dalam suatu organisasi atau perusahaan, dimana kegiatan tersebut bermanfaat bagi organisasi dalam mengumpulkan informasi tentang pekerjaan-pekerjaan yang akan dijalankan oleh SDM, tentunya hal tersebut nantinya dapat membantu upaya perencanaan rekrutmen, seleksi dan pelatihan SDM dengan tepat sehingga dapat tercipta the right man on the right place (orang yang tepat di tempat yang tepat), dapat meningkatkan produktivtas, guna mencapai tujuan perusahaan secara maksimal.
Pengertian Analisis Pekerjaan dan Desain Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah usaha yang sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi. Berarti dalam suatu organisasi diperlukan keberadaan sekelompok analis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap semua pekerjaan yang ada.
Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa analisis pekerjaan adalah upaya perumusan, pengkajian dan penetapan semua jenis pekerjaan yang ada dalam suatu organisasi untuk mencari informasi tentamg apa saja pekerjaan yang harus dilaksanakan, bagaiamana cara mengerjakannya, serta mengenai apa tujuan pekerjaan itu dilaksanakan. Setelah mendapatkan informasi mengenai pekerjaan melalui analisis pekerjaan, maka selanjutnya organisasi dapat menyusun uraian pekerjaan (job description), merancang spesifikasi pekerjaan (job specification) dan menetapkan standar prestasi kerja.
Secara bahasa kata ‘desain’ dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti kerangka bentuk, rancangan, motif, corak. Dalam hal ini maka kerangka bentuk atau rancangan yang dimagsud yaitu terkait pekerjaan yang ada dalam sebuah organisasi. Secara istilah desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi. Maka dalam desain pekerjaan diuraikan lebih lanjut mengenai tugas-tugas seperti apa yang akan dilaksanakan dan metode-metode apa yang tepat digunakan dalam pelaksanaan tugas-tugas tersebut nantinya, maka desain pekerjaan dapat dilakukan pada saat awal atau setelah ditentukannya tujuan yang ingin dicapai organisasi.
Desain pekerjaan memberikan kontribusi dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja, mencocokkan tugas individu dengan kelompok, dan mendukung tercapainya kualitas kerja serta kepuasan kerja bagi setiap pekerja (karyawan) untuk melakukan pekerjaan.
Tahapan Analisis dan Desain Pekerjaan
Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:
- Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan: Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.
- Mengumpulkan informasi tentang latar belakang: Penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample,sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket.
- Menyeleksi calon pelaksana pekerjaan (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis.
- Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan: Penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.
- Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan: Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.
- Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan: penganalisis menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
- Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan: penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.
Proses desain pekerjaan terdiri dari input, proses dan output. Input dari desain pekerjaan adalah elemen organisasional, elemen lingkungan dan elemen perilaku. Prosesnya adalah merancang pekerjaan dari input-input yang ada dan umpan yang diperlukan untuk mendesain ulang pekerjaan. Sebagai output dari desain pekerjaan adalah pekerjaan-pekerjaan yang produktif dan memuaskan.
Kesimpulan
Analisis dan desain pekerjaan menjelaskan apa pekerjaan yang harus dikerjakan juga menggambarkan bagaimana pekerjaan harus dilakukan dan hasil apa yang hendak dicapai. Analisis dan desain pekerjaan kemudian sangat bermanfaat bagi proses manajemen SDM yakni ketika perencanaan kebutuhan SDM, organisasi atau perusahaan harus menentukan tugas atau pekerjaan yang akan diemban oleh tenaga kerja melalui tahapan analisis pekerjaan dan desain pekerjaan. Selanjutnya akan didapatkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar prestasi kerja dengan demikian organisasi atau perusahaan akan lebih mudah menentukan kriteria pekerja yang diharapkan dalam rekrutmen.
Daftar Pustaka
Departemen Pendidikan Nasional. 2008. Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional.
Dwi Astuti, Riffely. 2013. Pengantar Bisnis. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka,.
Ferrinadewi, E. dan Djati. 2004. Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan: Upaya Mencapai Loyalitas Konsumen dalam Perspektif Sumber Daya Manusia. Surabaya: Universitas Kristen Petra.
Hamdani, D. 2006. Skripsi: Analisis Hubungan Desain Pekerjaan Dengan Kepuasan Kerja Karyawan Pada Departemen Penerbitan PT. Yudhistira Ghalia Indonesia. Bogor: Institut Pertanian Bogor.
- Siagian, Sondang. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Rusman. 2012. Manajemen Kurikulum. Jakarta: Rajawali Pers.
S.P Hasibuan, Malayu. 2014. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
